AVISO – DEVOLUÇÃO / RECOLHA DE KITS – ESCOLA DIGITAL

Exmos.(as) Senhores(as),

O programa Escola Digital tem como princípios estruturantes a equidade e a igualdade de oportunidades no acesso aos recursos didático-pedagógicos, bem como a pedagogia para a cidadania ambiental, a sustentabilidade e a economia circular.
Pelo referido, a cedência de equipamentos e conetividade incluiu uma política de reutilização no tempo de vida útil destes recursos, que cabe operacionalizar.

A – Assim, solicita-se a recolha dos kits (computador portátil, auscultadores com microfone, mochila, hotspot e cartão SIM) nas seguintes situações:

1. Alunos que concluem o 4.o ano de escolaridade (computadores Tipo I);
2. Alunos que concluem o 9.o ano de escolaridade (computadores Tipo II);
3. Alunos que concluem o 12.o ano de escolaridade (computadores Tipo III);
4. Alunos que não continuarão matriculados nesse agrupamento de escolas/escola não agrupadano próximo ano letivo;
5. Docentes que terminam funções nesse agrupamento de escolas/escola não agrupada nopresente ano letivo (computadores Tipo III).

Nota: Nos casos em que os kits não foram entregues completos (sem cartão SIM e/ou sem mochila e/ou sem auscultadores), deve existir esse registo manuscrito no auto e não devem ser solicitados tais elementos no momento da recolha.

B – Solicita-se que, no ato de recolha, sejam efetuadas as seguintes ações:

1. Inspecionar o estado geral físico de cada equipamento recolhido (computador e respetivo carregador, hotspot e respetivo carregador e cartão SIM);
2. Verificar se o computador tem a bateria, se é possível efetuar o movimento de abertura/fecho do computador e se é possível ligar o equipamento até ser apresentada a página de login e o estado do ecrã do equipamento;
3. Questionar o encarregado de educação, aluno ou docente sobre eventuais problemas com os equipamentos e, em caso afirmativo, proceder ao respetivo registo;
4. Verificar se o número de série e o número de imobilizado de cada equipamento está legível; no caso de não estar legível deve escola introduzir nova etiqueta;
5. Em cada computador deve estar indicando o respetivo tipo (I, II III). No caso de não estar, deve escola introduzir nova etiqueta;
6. Verificar se os equipamentos recolhidos são os que foram atribuídos aos alunos/docentes, confrontando os números de série/imobilizado com os que constam nos autos de entrega;
7. Acondicionar os equipamentos, em local seguro, nas caixas originais ou, caso não existam, dentro da respetiva mochila, sempre que possível;
8. É obrigatório que os alunos/docentes/Encarregados de Educação levem os auscultadores para verificação, contudo os que não se encontrem em bom estado não devem ser recolhidos, devendo este facto ser referido no Auto (pode ser uma nota manuscrita);
9. É obrigatório que os alunos/docentes/Encarregados de Educação levem as mochilas para verificação, contudo as que não se encontrem em bom estado não devem ser recolhidas, devendo este facto ser referido no Auto (pode ser uma nota manuscrita);
10. No auto em papel deve:
    • Fazer o registo manuscrito da devolução e estado de cada equipamento;
    • Colocar a data em que foram devolvidos os equipamentos;
    • Solicitar a assinatura do encarregado de educação/aluno maior de idade ou docente e doresponsável do agrupamento de escolas/escola não agrupada;
    • Entregar uma cópia ao encarregado de educação/aluno maior de idade/docente e arquivaro auto de entrega assinado.

C – Efetuadas as ações de inspeção/validação, solicita-se a atualização do registo de equipamentos na plataforma de registo, seguindo os passos seguintes:

1. Pesquisar os equipamentos associados ao aluno/docente, usando o NIF do beneficiário;
2. Desassociar os equipamentos associados ao aluno/docente. A desassociação dos equipamentos só deve ser concretizada, quando os equipamentos estejam em condições de ser novamente utilizados, transitando, neste caso, o computador para o estado de “recondicionamento” e o hotspot e o cartão SIM para o estado de “rececionado”. Aodesassociar os equipamentos, o auto é cessado;
3. Em cada devolução, terminado o registo na plataforma, deve a escola imprimir o comprovativode devolução do kit que, depois de devidamente assinado por ambas as partes, deve ser dada uma cópia ao aluno maior/Encarregado de Educação/Docente e deve ser arquivado o original pela escola;
4. Recorda-se que o processo de desassociação na plataforma é irreversível. Caso desassociem um equipamento que, mais tarde, venham a concluir que não se encontra em boas condições, será mais difícil que o EE/ aluno/ docente, cumpra com as obrigações a que se comprometeu aquando da assinatura do Auto. Igualmente, ficarão com o equipamento não reparado na Escola, sem possibilidade de ser reutilizado. Caso o aluno/docente vá para outro Agrupamento/Escola não Agrupada, a nova escola não terá visibilidade sobre o incumprimento.

D – Destacamos que não devem desassociar os equipamentos nas seguintes circunstâncias:

1. Se a escola tiver aceite o equipamento (o que não deveria ter ocorrido) e mais tarde verificar que não se encontra em bom estado, deve de imediato, entrar em contacto com o responsável pelo utilizador a que estava afeto, explicando a situação e solicitando que cumpra com as obrigações previstas no Auto, nomeadamente, assegurando a reparação. Na plataforma, devem transitar o equipamento para o estado apropriado:“manutenção”, “recuperável”, “inutilizado”;
2. Caso faltem alguns elementos, como carregador, etc, devem ser concretizados osprocedimentos do ponto anterior;
3. Se o equipamento danificado/perdido/extraviado for um hotspot o EE/aluno maior deidade/docente deve comprar um novo, que terá de entregar na escola, juntamente com o comprovativo da compra e a escola deve, na plataforma, proceder à sua substituição (ver tutorial disponibilizado na plataforma de Apoio TIC sobre os procedimentos a concretizar nesta circunstância);
4. Se o destinatário do equipamento informar que o equipamento se perdeu ou foi furtado, deverão ser notificadas deste facto as Forças Policiais, com a máxima prioridade e, na plataforma, o equipamento deve ser colocado no estado de “extraviado” e deve ser submetido o correspondente auto policial. Em sequência, o equipamento será de imediato bloqueado. Na plataforma, deve ser feita a alteração para o estado “extraviado”, de cada equipamento, indicando a “data da ocorrência” e o “motivo”.Caso se trate de um cartão SIM extraviado ou inutilizado, a plataforma remete para o operador a solicitação de envio da segunda via para a escola.
   Caso se trate de um hotspot ou computador “extraviado”, se o mesmo não se conseguir recuperar, terá de ser o responsável que tinha o equipamento atribuído, no momento do extravio, a suportar a substituição do equipamento;
5. Caso os equipamentos não sejam devolvidos nas situações referidas no ponto A, a Escola deverá diligenciar junto do aluno maior/Encarregado de Educação/Docente no sentido do cumprimento das obrigações previstas no Auto e, na plataforma, transitar todos os equipamentos não devolvidos no devido tempo, para o estado “incumprimento”. Com esta ação, seguirá para o fornecedor a solicitação de bloqueio dos equipamentos.

E – Situações excecionais em que poderão recolher e desassociar equipamento, embora este se encontre danificado:

1. Quando o aluno termina o 12o ano com aproveitamento e, embora tenham sido feitas todas as diligências para este assegurar a sua reparação, tal não ocorreu em tempo útil.
   Neste caso, devem proceder ao registo desta situação no Auto e no comprovativo de devolução do kit;
2. Nos casos em que o docente termina funções de docência e, embora tenham sido feitas todas as diligências para este assegurar a sua reparação, tal não ocorreu em tempo útil.
   Neste caso, devem, igualmente, proceder ao registo desta ocorrência no Auto e no comprovativo de devolução do kit;
3. Caso o equipamento seja das fases 0, 1A ou 1 (que já se encontram fora da garantia) e tenha um dano que seria coberto pela garantia, caso a mesma ainda estivesse válida. Nestes casos, o(s) equipamento(s) danificado(s) devem, na plataforma, ser colocados no estado de “recuperável” e devem ser recolhidos e acondicionados na escola em condições de segurança, ficando a aguardar um procedimento de manutenção.

F – Situações em estando prevista a recolha do kit, as escolas podem optar por não o fazer:

1. Tendo em conta a escassez de equipamentos do tipo II, que impossibilitam que a equipa diligencie uma transferência para suprir as necessidades, sugere-se que, nos casos em que um aluno termina o 4o ano, se vai manter no 5o ano numa escola do mesmo agrupamento e a escola sabe que não terá equipamentos do tipo II para atribuir a esse aluno no próximo ano letivo, deverá o aluno mante-se com o equipamento do tipo I.

Alerta-se que esta situação só poderá ocorrer, nos casos em que o equipamento que o aluno tem atribuído é da fase 2.

Desde já agradecemos a vossa colaboração. Com os melhores cumprimentos,
A equipa da Escola Digital